Gestão do tempo e controle de estresse: como trabalhar melhor em momentos de incertezas

É inegável que estamos vivendo momentos atípicos. A pandemia da Covid-19 tomou o mundo de assalto e tem sido um desafio não apenas no que diz respeito às políticas sanitárias. Empresas de todo o mundo precisaram criar estratégias para se manter produtivas em meio às restrições impostas pelo isolamento social e o home office se tornou uma das grandes saídas para enfrentar essa crise. Mas, e como fica a gestão do tempo em meio a tanto estresse?

A pandemia, na verdade, evidencia um problema que muitos já encaram no dia a dia empresarial: o impacto do estresse e ansiedade sobre a execução das tarefas. As emoções afetam diretamente a produtividade, então, como se manter focado em meio a esses sentimentos? A correta gestão do tempo pode ser a resposta que muitos procuram.

Mais que garantir que os prazos serão cumpridos, conseguir administrar bem o próprio tempo ajuda a aliviar os sintomas de estresse e ansiedade, fazendo com que o pensamento se volte para onde deve estar. É claro que nem sempre esta é uma tarefa fácil, mas o artigo de hoje vai ajudar você a implementar um novo modelo de trabalho, muito mais focado e produtivo. Confira.

Estresse: por que é tão difícil vencê-lo?

Antes de mostrar a você como gerir melhor o seu tempo, precisamos conversar sobre esse sentimento tão comum nos dias de hoje. No Brasil, 32% dos profissionais admitem lidar com o estresse no trabalho, índice menor apenas que o do Japão, de acordo com pesquisa da International Stress Management Association (ISMA).

Considerando os efeitos no cérebro, esse número é bastante preocupante. Pode ser que você conheça alguém que diga atuar melhor sob pressão e há um pouco de sentido nisso: o estresse aumenta os níveis de um hormônio chamado cortisol, que impulsiona a adrenalina e nos faz reagir de modo mais ágil. Entretanto, a longo prazo, o cortisol pode ser um problema. Existem cientistas que, inclusive, conduzem pesquisas que o relacionam ao surgimento do Alzheimer e de outras demências.

Mas, o que torna o estresse um sentimento tão forte, capaz de afetar relacionamentos e a produtividade no trabalho? O fato de ele ser um ciclo, como você pode ver na imagem abaixo:

• Evento: o fato causador do estresse, por exemplo, um trabalho com prazo iminente;
• Interpretação: frente ao fato, você assume pensamentos que nutrem o estresse, como presumir que não conseguirá terminar o projeto a tempo;
• Resposta emocional: aparecem, então, a ansiedade e o medo;
• Resposta física: o corpo também reage às emoções, seja com tremores, suor ou palpitações;
• Resposta de atitude: essa é a ação que você toma diante dos acontecimentos anteriores, qual ação você irá tomar. Por estar sob ação intensa do estresse, essa resposta tende a ser menos produtiva, como escolher procrastinar o início da tarefa;
• Efeito: como consequência, o trabalho não é concluído a tempo, o que traz ainda mais ansiedade, e dependendo da sua ação o efeito negativo pode contaminar outras pessoas;
• Evento: o projeto segue pendente, portanto, permanece como fator de estresse, levando a novas respostas emocionais negativas, como medo ou vergonha, reiniciando o ciclo.

Como você leu logo acima, esse é um quadro que afeta grande parte dos trabalhadores. Ou seja, esse ciclo não é exclusividade do período atual, mas algo que já acompanha muitos profissionais há bastante tempo.

Os novos modelos de trabalho adotados desde o início da pandemia têm se mostrado ainda mais desafiadores para quem, no ambiente habitual, já tem o desempenho afetado por conta do estresse.

Abaixo, você encontra dicas de como realizar uma gestão do tempo eficiente e romper o ciclo do estresse em momentos de incerteza.

Como realizar a gestão do tempo em momentos de estresse?

Infelizmente, é difícil perceber o declínio na produtividade. Muitas pessoas apenas se dão conta do quão prejudicadas estão quando se veem sobrecarregadas e os efeitos já batem à porta. Nesse momento, fica ainda mais difícil driblar o sentimento negativo e “colocar ordem na casa”.

Portanto, sugerimos que você implemente as mudanças propostas abaixo no seu cotidiano ainda hoje. A gestão do tempo fará com que o seu trabalho seja mais organizado e produtivo, o que reduz drasticamente o estresse, uma vez que as tarefas não acumulam.

“Engula o maior sapo” primeiro

Este conceito vem do livro “Eat The Frog” (“Coma o sapo”, em uma tradução livre), escrito por Brian Tracy. Nele, as grandes tarefas, aquelas que são inadiáveis (ou inevitáveis) são chamadas de sapos. E o autor recomenda que eles sejam “engolidos” logo pela manhã.

O conselho parece estranho, mas tem fundamento: as primeiras horas do dia são as mais criativas e quando o seu poder de concentração está mais alto, afinal, você está descansado e ainda não recebeu muitas informações. Ou seja, você ainda não teve “contato” com o estresse que o dia pode proporcionar.

Eliminar o maior sapo logo cedo cria um impulso para que as demais tarefas, que parecerão mais fáceis, sejam feitas.

Como começar:

• inicie o dia escolhendo qual o seu maior sapo;
• elenque as demais tarefas do dia;
• apenas as comece depois de ter finalizado a primeira ― e mais importante;
• determine quanto tempo cada tarefa do dia irá demandar.

Viva em compartimentos “hermeticamente fechados”

“O melhor meio de nos prepararmos para o futuro é nos concentrarmos com toda a nossa inteligência, com todo o nosso entusiasmo, no trabalho que estivermos realizando hoje, para que ele seja o mais soberbo possível. É esse o único meio existente de nos prepararmos para o futuro”.

Esta frase, apresentada no livro Como evitar preocupações e começar a viver, de Dale Carnegie, serve bem para os momentos de incerteza. Afinal, somos responsáveis apenas pelo hoje. O ontem e o amanhã estão totalmente fora do nosso controle.

Mas, esse não é o único conselho da obra que ajuda a vencer o ciclo do estresse. Carnegie também apresenta o conceito de “viver em compartimentos hermeticamente fechados”. O que isso quer dizer? Que todo o seu foco e concentração devem estar “fechados” em um objetivo.

Como começar:

• determine o prazo para o término de cada tarefa;
• desative as notificações do seu smartphone;
• crie “blocos de resposta”, que são os momentos que você irá utilizar para responder mensagens e e-mails;
• elimine todas as distrações.

Dê o tamanho certo aos problemas

De nada irá adiantar seguir as dicas acima e manter a mente ocupada com pequenos problemas. Em momentos de estresse, pequenos atritos podem ganhar grandes contornos e saber disso é o primeiro passo para dar aos seus problemas a dimensão certa. O seu processo de gestão do tempo só irá surtir efeitos se a mente estiver limpa para encarar o que foi determinado.

Como começar:

• quando o pensamento perder o foco, escreva em uma folha de papel o que está lhe incomodando;
• pergunte-se, honestamente, qual a relevância de cada um dos pontos;
• pense qual será o impacto de não resolver determinado ponto daqui a 6 meses ― um contratempo com um colega, provavelmente, não terá relevância, ao passo que um projeto fora do prazo pode comprometer sua imagem para além disso.

Trabalhar em momentos de estresse é difícil, ainda assim é possível vencer as adversidades com foco e responsabilidade. Fazer a gestão do seu tempo é uma das maneiras mais eficientes de quebrar o ciclo negativo e manter o bom desempenho profissional.

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