Você estava acostumado a reunir a equipe em volta da mesa e debater os assuntos frente a frente. Entretanto, as coisas mudaram rapidamente. Com grande parte das empresas trabalhando em regime de home office por conta das restrições impostas pelo isolamento social, as conversas acontecem com o computador como intermediário. A condução de reuniões remotas tem sido um dos grandes desafios para líderes e gestores de todos os segmentos.
De fato, nada substitui a presença humana. Mas a tecnologia, quando bem aplicada, pode ser uma medida paliativa interessante para fazer com que o engajamento e produtividade se mantenham. Por outro lado, cada um estar na sua casa pode provocar algumas situações ― umas engraçadas; outras, constrangedoras ― que prejudicam o aproveitamento das reuniões.
Também tem encontrado dificuldades na condução de reuniões remotas? Sem problemas! O artigo de hoje vai ajudar a organizar melhor esses encontros e dar algumas dicas práticas de como manter-se próximo da equipe ― mesmo que a distância!
4 desafios que você deve superar para a condução de reuniões remotas
A condução de reuniões remotas é novidade até mesmo para quem já lidera equipes. Afinal, todos estamos sendo forçados a nos adaptar e “cooperar com o inevitável”. E, como toda nova situação, alguns desafios se mostram ao longo do caminho.
Você verá agora alguns dos mais comuns quando o assunto são os encontros on-line com colaboradores e clientes. Acompanhe.
Desafio 1: dispersão
Vamos começar com o maior “calcanhar de Aquiles” das reuniões remotas: a dispersão dos participantes. Uma pesquisa publicada na Harvard Business Review mostrou que, de fato, é comum os colaboradores dividirem a atenção entre o encontro virtual e outros afazeres. De acordo com o levantamento:
- 46% saem da reunião para ir ao banheiro;
- 65% estão envolvidos em outras tarefas;
- 43% checam as mídias sociais;
- 21% fazem compras on-line;
- 63% escrevem e-mails;
- 25% jogam.
Parece difícil concorrer com tantas distrações, não é mesmo? Mas, criar um ambiente agradável e seguro para que os participantes se expressem é um bom ponto de partida para que a atenção fique no encontro. Confira algumas outras dicas para evitar a dispersão nas reuniões on-line.
Como superar essa barreira
- Tenha uma pauta preparada e estipule um tempo limite para cada assunto. Quanto mais objetividade, maior a atenção. Isso porque os participantes tendem a ficar centrados para não perder informações importantes. Caso o espaço comece a ser preenchido por assuntos aleatórios ou paralelos, a dispersão se torna inevitável.
- Chame os integrantes pelo nome. A internet costuma dar uma sensação de impessoalidade e você pode contornar isso referindo-se individualmente aos participantes.
- Peça que todos os membros estejam com as suas câmeras ligadas na hora da chamada.
Desafio 2: problemas com a tecnologia
“Vocês conseguem me ouvir?”, “Está dando para me ver?”, “Só um minutinho que travou aqui!”. Essas são frases bastante comuns nas reuniões remotas, concorda? A tecnologia, que parecia vir para ajudar, se torna, então, um grande entrave para um encontro produtivo.
De todo modo, esse desafio tão atual pode ser resolvido com algo que líderes e gestores já usam há tempos: planejamento. Veja abaixo como ele pode lhe auxiliar a resolver esse problema.
Como superar essa barreira
- Instrua os participantes com antecedência sobre quais ferramentas serão necessárias para a reunião. Muitos aplicativos de videochamada têm diferenças entre as versões desktop e mobile, portanto, é prudente direcionar o uso do dispositivo mais adequado.
- Disponibilize o acesso à sala alguns minutos antes. Assim, os participantes têm tempo para ajustar o que for necessário (som, imagem), antes do encontro começar.
Desafio 3: a moderação
Sabe quando você está assistindo ao jornal, há uma entrada ao vivo e existe aquele tempo entre a pergunta do âncora e o entendimento do repórter? A esse tempo é dado o nome de delay. Ele também acontece na internet, por melhor que seja a sua conexão. Em reuniões on-line, é bastante comum que os participantes “atropelem” a fala uns dos outros justamente por esses segundos de atraso na transmissão.
Cabe ao moderador organizar as participações, perceber quem não está ativo e incluir todos na conversa. Veja algumas dicas logo abaixo.
Como superar essa barreira
- Crie um “código” para quem quer tomar a palavra. Algumas ferramentas oferecem a função de “levantar a mão”, o que é um recurso interessante para a condução de reuniões remotas;
- Instrua os participantes a respeito do delay que existe nas transmissões e peça que contribuam de forma organizada, respeitando a ordem de fala.
Desafio 4: dar credibilidade aos encontros virtuais
Já no nosso primeiro desafio você viu que não é fácil manter os colaboradores centrados nas reuniões remotas. Além das distrações que estão logo ali, na aba ao lado, nem sempre esses encontros têm o mesmo peso que as que acontecem cara a cara. Muitos não veem esses encontros como importantes e acreditam que basta estar on-line para “marcar presença”.
Para superar esse desafio, é preciso que o líder mostre à equipe que as reuniões remotas são tão imprescindíveis quanto as que juntam todos na mesma sala. No momento pelo qual estamos passando, elas são vitais para o funcionamento de diversas empresas e para o andamento de projetos importantes.
Como superar essa barreira
- A única forma de evidenciar o quanto uma reunião remota é importante é fazer com que a equipe perceba que ela produz resultados. Passar pelo encontro e sair dele sem nada definido é o estopim necessário para que ele passe a ser visto como “perda de tempo” pelos colaboradores.
- Elabore um follow up ― conceito já bastante conhecido no ramo de vendas ― onde estarão descritos os principais pontos e decisões tomadas no encontro. Distribua um calendário com as tarefas e acompanhe o desenvolvimento das ações.
- Conduza a reunião com firmeza e atenha-se aos assuntos determinados na pauta.
Gostou do artigo? Esperamos que as dicas o ajudem na condução de reuniões remotas muito mais eficientes. Até porque, enquanto as presenciais não podem ocorrer, elas serão as responsáveis por manter muitos negócios e projetos em andamento. Portanto, adaptar-se a elas é uma questão de sobrevivência profissional.
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